A questão do método secretarial e da metodologia secretarial

A questão do passo a passo sempre foi muito cara para mim: é preciso orientar as pessoas acerca da melhor ou mais prática forma de se fazer algo. Isso, pois, entendo que estamos aqui como seres passageiros e em processo de evolução. Evoluímos e podemos ajudar outras pessoas em seus processos de evolução.

Processo, entendido como um passo a passo estrategicamente sistematizado com um objetivo específico. Nossa vida é permeada por processos, ou passo a passos estrategicamente sistematizados.

Hoje o grande desafio da/o profissional de secretariado é estabelecer os processos por trás de suas complexas práticas. Por diversos momentos, sabemos como fazer algo, mas não conseguimos estabelecer as rotas para fazermos da melhor forma possível. Em meu livro Teoria Crítica Secretarial, chamo a atenção para a importância da formação não formal no secretariado, aquela realizada em ambientes não formais de ensino e por meio da interação de profissionais e troca de saberes e conhecimentos, que por diversas vezes realiza-se sem uma sistematização, ou seja, sem um passo a passo.

Conhecimentos, entendido como saberes estrategicamente sistematizados. A prática profissional é permeada por saberes e conhecimentos, garantindo a excelência de uma atuação que dispõe de uma formação complexa, integrada, interdisciplinar e estratégica.

A grande questão é que nem sempre tais saberes e conhecimentos estão no consciente, aquele espaço mental de fácil acesso, mas sim no inconsciente, aparecendo quando estamos em momentos críticos que nos é exigida uma postura mais objetiva. Por não termos consciência de muito do que sabemos ou conhecemos, surge o mito da intuitividade da prática ou da obviedade. Parece ser óbvio fazer determinada coisa de determinado jeito, mas não é, ainda que você não tenha consciência dos saberes e conhecimentos desencadeados para determinada ação, eles foram assimilados e internalizados por você em algum processo de aprendizagem, formal ou informal. O mesmo ocorre para a intuição: vivências, saberes e conhecimentos são desencadeados simultaneamente orientando a sua prática para um caminho que, de acordo com suas vivências e leituras (conscientes ou não), é mais seguro para você.

Nesse aspecto, a sistematização apresenta-se como uma estratégia para evitar uma eterna dependência da “intuição” ou “obviedades”. Quando sistematizamos processos, temos mais chances de garantir a qualidade dos resultados previstos.

 

Sobre a aplicação de métodos no cotidiano secretarial

Após essa introdução, podemos focar agora em entender o que é método e metodologia. Recorramos a um exemplo: imagina que você foi convidado para definir os fluxos de trabalho de um setor. Você então estabelece um roteiro de trabalho: primeiro você irá observar como os profissionais atuam no setor; depois você entrevistará a equipe para entender melhor os processos; feito isso, você fará leituras estratégicas e aplicadas às práticas profissionais encontradas e sistemas utilizados; ao término das leituras, você buscará identificar as melhores formas de se desenvolver tais práticas, considerando a teoria e os cases de sucesso de outras empresas; então você começa a construir os fluxogramas das atividades; por fim, você apresenta à equipe para aprovação ou adequações.

Parece um roteiro muito natural para quem quer construir fluxogramas. Bem, não é natural, isso não brotou do íntimo de seu ser. Preciso te dizer: esse processo foi aprendido. Você aprendeu e internalizou que para a realização e gestão de determinada prática é preciso planejamento, considerando a avaliação do que já se tem, para então estabelecer novas ou adaptadas formas de ação.

Ainda sobre o exemplo, você utilizou métodos e instrumentos para atender à demanda solicitada. O conjunto dessas ações até chegar à entrega final é o que entendemos por metodologia — o grande conglomerado dos passos a passos que você seguiu para chegar ao resultado.

Fazendo um comparativo com a metodologia científica, por exemplo, observe os métodos e instrumentos que você utilizou:

1. Observar como os profissionais atuam no setor – Método observacional (relacionado à pesquisa exploratória e à pesquisa observacional);
2. Entrevistar a equipe para entender melhor os processos – Método qualitativo da pesquisa exploratória; a entrevista é considerada como um instrumento de coleta de dados;
3. Leituras estratégicas e aplicadas às práticas profissionais encontradas e sistemas utilizados – Passo básico relacionado à pesquisa bibliográfica;
4. Buscar identificar as melhores formas de se desenvolver tais práticas, considerando a teoria e os cases de sucesso de outras empresas – Método comparativo, com características da pesquisa descritiva;
5. Construir os fluxogramas das atividades – Método descritivo e explicativo;
6. Apresentar à equipe para aprovação ou adequações – Publicização dos resultados.

Parece que se você já construiu um fluxograma em seu trabalho, seguindo esse processo, você domina muito bem a metodologia científica, talvez sem nem mesmo ter consciência disso.

Nesse sentido, pensemos agora na importante necessidade de rompermos alguns muros que estabelecem limites para o uso de nomenclaturas e desmistifiquemos a ideia de que metodologia e método são coisas exclusivas do mundo acadêmico. É possível ser um bom metodólogo em um ambiente corporativo.

 

Para ser um bom metodólogo no secretariado

Para um/a profissional de secretariado ser um bom metodólogo/a, é fundamental o conhecimento global da organização e das práticas profissionais inerentes à sua atuação. A partir deste conhecimento global, conhecer os processos que garantem o alcance de determinados objetivos. Por meio desta plena ciência, conseguir identificar as variáveis da ação, considerando as demandas, a urgência e os recursos disponíveis. Por fim, não menos importante, estabelecer rotas de fazimento, orientando a prática de outros profissionais, via representação gráfica (mapas mentais, fluxos, esquemas, dentre outros), com foco nos objetivos organizacionais.

Pelo que converso com profissionais de secretariado de alta performance, esse passo a passo, processo, é algo corriqueiro e até mesmo naturalizado. Oras, ouso dizer então, reforçando o que já disse, que assessoras e assessores executivos são bons metodólogos — aquele que dirige práticas metodologicamente organizadas.

 

Concluindo com conceitos

Entendo, assim, o método secretarial como uma prática profissional de secretariado com foco no estabelecimento de rotas estratégicas direcionadas à compreensão e sistematização da ação e/ou obtenção de determinado objetivo profissional ou corporativo, que gere valor, maximize resultados, potencialize ações e otimize o uso de determinados recursos. O pleno domínio do método secretarial é encarado como uma habilidade técnica estratégica de alto impacto.

Vale dizer que o método secretarial se distingue das técnicas secretariais por constituir-se tecnicamente por processos organizados, lógicos e sistematizados, de caráter intimamente técnico; enquanto as técnicas é a ação intencionalizada regida integralmente pela articulação plena de habilidades técnicas, relacionais e atitudinais — não é possível desintegrá-las para que se estabeleçam em uma única dimensão, o que as distingue das rotinas administrativas, como exploro no capítulo 2 de meu livro Teoria Crítica Secretarial.

Já a metodologia secretarial é concebida como o conjunto articulado e integrado de processos que compõem a prática intencionalizada ou não no âmbito da assessoria executiva, por parte de profissionais de secretariado, formados ou em formação.

A grande questão que exploraremos nos próximos textos é a conscientização, tomar consciência, de como o método secretarial e a metodologia secretarial se materializam na ação da/o profissional de secretariado.

Sendo assim, é fundamental que você, leitor ou leitora, entenda que não vou te ensinar sobre método e metodologia, nem focarei minhas análises em dizer como você deve ou não aplicar no seu cotidiano. Eu inicio minha conversa reconhecendo o caráter metodológico da ação secretarial. Seguimos um processo, um passo a passo, temos um caminho a seguir, então é inviável dizer que a/o profissional de secretariado não domina método e metodologia, ainda que não seja de forma consciente e/ou intencionalizada. A prática secretarial é a materialização do método secretarial.

Já temos uma agenda específica para explorarmos nos próximos textos:

• Abordagens de pesquisa e do método secretarial – qualitativa, quantitativa, quali-quanti;
• O método autoetnográfico secretarial;
• O método autobiográfico secretarial;
• O método exploratório secretarial;
• O método descritivo secretarial;
• O método bibliográfico e documental secretarial;
• Técnicas de pesquisa secretarial;
• Amostragem na pesquisa secretarial;
• Apresentação de dados resultantes da aplicação do método secretarial.

Aguardo você na próxima sexta-feira, neste mesmo blog, neste mesmo horário.

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Como citar este texto no seu trabalho acadêmico:

MOURA, Jefferson Sampaio de. A questão do método secretarial e da metodologia secretarial. Blog Um Sampaio, 2022. Disponível em <inserir link> . Acesso em XX mês de ano.