Para uma concepção crítica das técnicas secretariais: quando o exercício profissional vai além das rotinas administrativas

Por Jefferson Sampaio de Moura

Começo o texto de hoje levantando dois grandes pontos que precisam fazer parte do nosso discurso quando falamos de um senso crítico epistemológico em secretariado. Primeiro, a excelência do secretariado não está ligada ao fato de ser ou não uma ciência. Tivemos alguns teóricos tentando escrever sobre uma ciência secretarial, esses por sua vez não obtiveram tanto sucesso, nem tanto apoio. Penso que a profissão vai além disso, utilizamos constantemente, saberes e conhecimentos de outras áreas no nosso fazimento diário. Materializamos a interdisciplinaridade e a articulação intencional e estratégica de ciências específicas. Sabe-se da heterogeneidade dos perfis das empresas, em umas lhe são exigidas tais habilidades, em outras são exigidas outras e assim vai. Cada empresa acaba se tornando um mundo específico, logo algumas funções são desempenhadas de modo peculiar, dificultando assim a catalogação e padronização de algumas atividades e exercícios. Conhecer outras áreas e buscar nelas formas de se fazer algo de modo otimizado, é ir além do que já está posto e do que lhe é pedido. A interdisciplinaridade faz parte do DNA do secretariado, a formação desse profissional é permeada por ela, não conseguimos fugir disso. Não necessitamos ser uma ciência para sermos excelentes, ainda mais quando se tem um modelo de ciência tão excludente, como o visto na atualidade, eurocentrico e fragmentado, onde a super especialização direciona para a ignorância do todo.

O segundo ponto é que não é porque não somos uma ciência que não vamos refletir de modo sistemático e elaborado a nossa atuação. Estamos hoje dentro do grupo das ciências sociais aplicadas, quando falamos do curso de bacharelado, e dentro do eixo gestão e negócios, quando falamos do curso superior de tecnologia. Estar dentro desses grupos nos permite fazer várias reflexões e entendermos o porquê de algumas questões bem específicas.

O secretariado é uma área de atuação dentro das ciências sociais aplicadas, como citado, logo seu cerne está nas relações sociais. Ele surge de pessoas, para pessoas, com foco na manutenção, transformação e ou reinvenção de serviços que beneficiam pessoas. O secretariado é um fenômeno social, é importante ressaltamos sempre. Não obstante a isso, ele também é aplicado. Essa aplicação não é vazia de teoria, mas pode ser vazia de reflexão, caso a/o profissional não tenha uma formação que lhe direcione para isso.

No texto Do glamour ao popular: para uma formação emancipatória em secretariado, afirmo que o fazer secretarial precisa ser articulado ao processo de reflexão, isso é básico para uma atuação consciente. É um ciclo contínuo: ação-reflexão-ação. Ajo, reflito os resultados dessa ação, o modo como ela foi desenvolvida e aplicada, visito as teorias que conversam com essa ação, questiono-as de modo que consiga aplicar à realidade que vivo e, posteriormente, reinvento a ação ou a mantenho. É necessário pensar em um fazer aplicado e teorizado, uma ação teorizada (teorizAÇÃO), uma teoria da ação. Tivemos algumas tentativas de construção de uma teoria da ação secretarial, essas não obtiveram muito êxito. Refletindo sobre isso dias atrás, cheguei a conclusão de que tais debates não fluíram e não obtiveram êxito, exatamente por questões de aplicabilidade. Reitero que o secretariado é uma área de atuação dentro das ciências sociais APLICADAS. Não há motivos para ignorar isso, a teoria necessita estar relacionada à aplicação.

Não distante disso, o secretariado também faz parte do eixo de gestão e negócios. Logo, nossa formação necessita conversar com esses pilares articulados aos pilares das ciências sociais aplicadas. A/o profissional de secretariado é sujeito integrante, em alguns momentos protagonista, do processo de negociação e gestão empresarial. Por meio da atuação estratégica e intencionalizada, ela/e consegue direcionar esforços para a obtenção de resultados favoráveis e maximizados para a organização. Gerir e negociar não são funções exclusivas das executivas e dos executivos, uma vez que ambas ações podem ser materializadas formal ou informalmente dentro do escritório por outros sujeitos, um exemplo claro disso é o exercício da liderança desempenhado pela/o profissional de secretariado. Lideramos equipes, mesmo que pequenas, e nos lideramos para o alcance de metas previamente delimitadas. Essa liderança é a materialização da gestão no fazer secretarial, como aponta Marcela Brito, em seu texto Mudança de paradigma: novos pilares para o Secretariado.

Partindo desses dois pressupostos, podemos seguir então a nossa reflexão.

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Para o fazer secretarial acontecer dentro das organizações, técnicas são adotadas pela/o profissional de secretariado, essas nós chamamos de técnicas secretariais. É importante que as pensemos de um modo mais amplo do que alguns teóricos as colocam.

Técnicas secretariais não são rotinas administrativas, o que não impede da primeira utilizar a segunda, por sinal isso é extremamente comum. Rotinas administrativas são atividades e ações desenvolvidas dentro das organizações de modo a contribuir para o bom funcionamento administrativo da empresa. O atendimento telefônico, a recepção, o arquivamento, a redação de documentos oficiais, o recebimento de correspondências e a organização de reuniões são exemplos de rotinas administrativas. Já as técnicas secretariais são atividades e ações intencionais e estratégicas, que podem utilizar de rotinas administrativas ou não, com foco na obtenção de resultados específicos e manutenção do bem-estar organizacional. Elas são constituídas de uma tríade fundamental de habilidades que direcionam para a competência geral da/o profissional de secretariado: habilidades técnicas, habilidades atitudinais e habilidades relacionais.

Nas habilidades técnicas, podemos encontrar algumas rotinas administrativas, tais como: atendimento telefônico, redação de documentos oficiais, organização de reuniões, de eventos e de arquivos, recepção, organização de viagens, dentre outras. Já nas habilidades atitudinais encontraremos a auto-motivação, a proatividade, o senso crítico, o poder de adaptação, a autorregulação, a auto-gestão, o equilíbrio emocional, dentre outras. No que se refere às habilidades relacionais, podemos dizer que fazem parte desse grupo a comunicação não violenta, a mediação de conflitos, a escuta empática, a liderança, o senso de equipe, o senso de colaboração e de cooperação, dentre outras.

As habilidades técnicas estão ligadas ao fazimento da coisa, a parte prática, a mão na massa, com foco em resultados objetivos, elas são a aplicação no exercício secretarial. As atitudinais estão estritamente ligadas às técnicas, elas funcionam como ferramentas  motivadoras do organismo para que a ação seja feita da melhor forma possível, elas motivam a ação, dão-lhe sentido. Não distante das demais, as relacionais direcionam para um movimento de entendimento da importância e valorização do outro para e no meu exercício profissional, elas estão ligadas às questões sociais do exercício profissional.

Elas formam uma tríade, onde há uma articulação contínua e constante, uma complementa a outra e todas coexistem em uma mesma atuação. Essa interlocução de habilidades é o que chamo de técnicas secretariais.

Para ilustrar melhor, gostaria de recorrer a um exemplo: foi-me demandado que eu organizasse um evento. Para isso, precisarei conhecer algumas questões técnicas, como ordem de precedência, construção de convites, locação de espaços, organização de layout, construção de orçamentos, construção de checklist, dentre outras. Todavia, nesses processos eu precisarei dominar outras habilidades para conseguir otimizar esse fazimento, precisarei saber sobre negociação para conseguir os melhores preços, terei que saber liderar a equipe que vai me ajudar nesse processo, preciso saber me comunicar com diferentes públicos, resolver problemas e conflitos que possam surgir no meio do caminho, pensar estrategicamente a todo momento e me auto-gerir. As habilidades técnicas por si só não se bastam, elas vão precisar da ajuda das atitudinais e relacionais.

As rotinas administrativas são práticas que qualquer um, com um curso básico de formação administrativa, pode desempenhar, as técnicas secretariais não. Seguindo um modelo, qualquer um faz um memorando, isso é fato. Mas para dominar as técnicas secretariais é preciso formação, formação ampla, complexa, elaborada e interdisciplinar. Um bom auxiliar administrativo não será um/a profissional de secretariado, mas um/a profissional de secretariado será sempre um bom auxiliar administrativo, quando for preciso. Limitar as técnicas secretariais às rotinas administrativas é um erro gravíssimo e demonstra, por parte de alguns teóricos, o total despreparo para o entendimento filosófico e mais amplo do exercício secretarial.

As técnicas secretariais são o sangue da profissão, elas estão em todas as partes no fazimento desse profissional, elas dão vida à profissão, permitem a sua existência e manutenção. Compreendê-las em sua origem, composição e prática é de fundamental importância para a compreensão do secretariado como área de conhecimento de nível técnico e superior. Existimos porque aplicamos e fazemos isso de modo único, nossa formação direciona para essa unicidade. Não podemos relativizar isso. Ao tempo em que aplicamos, refletimos, construímos estratégias, transformamos e/ou quebramos paradigmas e construímos novos rumos, em um processo constante de consciência e criticidade.

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Pensar secretariado é pensar em adaptação, flexibilidade, complexidade, servir, interdisciplinaridade, interculturalidade e principalmente, é pensar em excelência. Essa excelência não surge no ar, mas por meio de uma formação complexa, não fragmentada, mas articulada e integrada, onde mutualismos são incentivados e trocas são fundamentais.

Pense nisso!

Referências

• BACHELARD, G. A Filosofia do Não; O Novo Espírito Científico; A Poética do Espaço. Seleção de textos de José Américo Motta Pessanha; Traduções de Joaquim José Moura Ramos... (et. Al.) – 2 ed., Os Pensadores – São Paulo, Editora Abril Cultural, 1984.
• Cadastro e-MEC de Instituições de Educação Superior e Cursos Cadastrados. Disponível em <http://emec.mec.gov.br/>. Acesso em 04 abr 2018.
• Catálogo Nacional dos Cursos Superiores de Tecnologia. Disponível em <http://portal.mec.gov.br/catalogo-nacional-dos-cursos-superiores-de-tecnologia->. Acesso em 04 abr 2018.
• Classificação Brasileira de Ocupações. Disponível em <http://www.mtecbo.gov.br/cbosite/pages/home.jsf> Acesso em 04 abr 2018.
• DEMO, Pedro. Educar pela pesquisa. 4. ed. Campinas: Autores Associados, 2000.
• FREIRE, Paulo. Educação como prática da liberdade. Rio de Janeiro: Paz e Terra, 1984.
• Parecer CNE/CES nº 146/2002, aprovado em 3 de abril de 2002
• Aprova as Diretrizes Curriculares Nacionais dos Cursos de Graduação em Administração, Ciências Contábeis, Ciências Econômicas, Dança, Design, Direito, Hotelaria, Música, Secretariado Executivo, Teatro e Turismo.

• Parecer CNE/CES n° 102/2004, aprovado em 11 de março de 2004
• Diretrizes Curriculares Nacionais para o curso de Graduação em Secretariado Executivo.

• Resolução CNE/CES nº 3/2005, de 23 de junho de 2005
• Institui as Diretrizes Curriculares Nacionais para o curso de graduação em Secretariado Executivo e dá outras providências
• SANTOS, Boaventura de Sousa. Um Discurso sobre as Ciências. 2a ed. São Paulo, Cortez, 2004.
• SANTOS, Boaventura de Sousa. A crítica da Razão Indolente: contra o desperdício da experiência. Para um novo senso comum. A ciência o direito e a política na transição paradigmática. Vol. 1; 5 ed. São Paulo, Cortez, 2005.